Porqué tener un plan B. Una experiencia real

Porqué tener un plan B. Una experiencia real

Imagina el siguiente escenario:

  • Acabas de cerrar un pedido con un cliente (y encima amigo) al que no le puedes fallar, para producir desde cero 2 millones de una pieza destinada a una promoción para una marca de tabaco importante americana , o la más importante que hay.
  • Recibes la carta de crédito de tu cliente, y ya tienes entregado el adelanto a la fabrica con la que has cerrado el pedido
  • Tienes cerrada la entrega con tu cliente en 60 días máximo, y a su vez el ha incluido una penalización en el contrato del 1% por día de demora, ya que el ,a su vez, tiene otras penalizaciones por parte de la tabacalera.
  • Pasa 1 semana y empiezas a visitar a tu fabrica para ver como va la producción, ya que los moldes están listos y llevan 3 días de producción, para inspeccionar las primeras 20.000 piezas y compruebas que el color rojo se traspasa al blanco, algo que no puede pasar ya que te van a rechazar la mercancía. Lo que se esta fabricando está defectuoso.
  • Hablas con el fabricante, te dice que no se puede arreglar y que el lo va a fabricar así, en otras palabras, te manda a tomar por….
  • ¿Qué haces? ¿te pones nervioso? ¿empiezas a cagarte en la madre que parió al chino? ¿qué solución le das? sabes que no puedes retrasarte en el embarque por el tema de penalizaciones y sabes que no puedes suministrar la mercancía con defectos, ya que no solo estas moralmente obligado a enviar la mercancía correctamente a tu amigo y cliente que ha confiado en ti, si no que además sabes que una vez que llegue a destino, cancelaran la promoción por ser un producto defectuoso con todas sus consecuencias legales y monetarias.
  • La solución: recurrir a tu plan B.

Retrocedamos un poco a antes de cerrar el pedido:

  • Has estado casi 45 días involucrado en el pedido. 30 días buscando fabricantes, comparando muestras, viendo fabricas y nivel de producción, negociando con el cliente y el proveedor. Además has tenido otros 15 días para hacer tus pruebas de producto mientras te llegaba la confirmación bancaria del pedido ( ya la tenias verbalmente). En esos 15 días aprovechas para ver si la pieza cabria en su caja, como la meterías, que tiempo tardarías, cuanto pegamento le tienes que añadir y en que tiempo para que no se seque o que no sea la cantidad demasiada para derramarse sobre el producto (era una pieza de 2x1cm de tamaño), etc, etc. Y haces tus cálculos de cuanta gente realmente hará falta para hacerlo bien (ni muy lenta, ni muy rápidamente), cuanto puede hacer una persona por minuto, por hora,… sin dañar la calidad, y tienes a otras 3 o 4 fabricas potenciales a las que no les has dicho que ya has cerrado el pedido, si no que simplemente no esta cerrado todavía para que mantengan el interés.
  • En ese tiempo le has dado riendas suelta a tu imaginación, como si fuera una partida de ajedrez (o eso asumo, ya que es un juego al que nunca he jugado y me encantaría aprender). ¿Si ocurre esto que hago?, ¿si ocurre aquello que hago?, si mi fabricante no llega a tiempo y veo que va lento, ¿a quién le puedo pasar parte de la producción?, si el del empaquetado no tiene el personal ¿dónde lo encuentro? etc. Esto es un PLAN B.
  • Y que te permite un Plan B: simplemente tomar decisiones sin tener que pensar. Cuando ocurre una situación así no tienes tiempo para pensar, cada día, hora y segundo es crucial. Lo único que tienes que hacer es pasar a la acción, porque las decisiones las has tomado antes y lo tienes todo planificado de antemano, solo te queda ejecutarlo.

Siguiendo con la anécdota, estos fueron los pasos que seguimos:

  • Una vez visto que el fabricante no tiraba para atras, se le dieron 2 días para pensárselo. Se le hecho un pulso. Le dije–mira te doy 2 días para que te lo pienses y me des una solución, si dentro de dos días, a las 11 de la mañana no me has llamado o dado una solución, te quedas con mi deposito y te metes las piezas producidas donde te quepan ( bueno, se lo dije con otras palabras)–
  • ¿Que ocurrió? que a las 11 no recibí ninguna llamada.
  • A las 11:05 llamo a mi personal para que organizar un viaje
  • A las 12 salimos de camino a otra ciudad que estaba a 3 horas en coche.
  • Nos reunimos con una fábrica y se le dio medio pedido, al día siguiente lo mismo con otra fábrica.
  • 2 días más tarde, volvemos a mi ciudad y visitamos al fabricante de moldes y se le dice que tiene que hacer este molde no en 30 sino en 20 días y se le da un plus.
  • Pasados 20 días empiezan a entrar la mercancía cada 2 días de 3 fábricas distintas. En esos 20 días ya he organizado con un fabricante que me deja su nave de 300 metros con 80 trabajadores para un mes(ese mes el no tenía pedidos y prefiere que yo le pague el salario a los trabajadores en vez de el); ya he hecho el pedido con el fabricante de las etiquetas, embalajes, etc.; ya he formado grupos de trabajo para 3 turnos y asignados los jefes de equipo.

Resultado:

  • Mercancía fabricada en tiempo
  • Porcentaje de defectos, 0,00018% (180 piezas de 2 millones)
  • Repetición de pedido en 300.000 unidades mas (y por avión)
  • Cliente contento, personal agotado (les di 1 semana de vacaciones y un plus por su trabajo)
  • Queda obvio que durante 2 meses la oficina del norte de China solo se dedicó a este proyecto, dicho de otra forma, estaba cerrada para cualquier otro cliente o proyecto y todos los pedidos, consultas nuevas que entraban se tuvieron que trasladar a la oficina del sur de China.
  • Me costo un 20% del beneficio, algo que dentro de lo que cabe es poco dado ya que fue la primera vez que tuve que recurrir a mi plan B. Pero no me arrepiento porque la alternativa me hubiera costado a mi personalmente, a mi empresa y a mi cliente, hubiera sido la ruina financiera. Y no ocurrió, gracias a tener un PLAN B.

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